Koliki je dozvoljeni manjak u kasi?

Koliko god da se danas razvijaju novi načini poslovanja i vođenja finansija, rukovanje gotovinom je i dalje neizbežni deo skoro svakog posla. Vođenje kase u maloprodaji, ugostiteljstvu i sličnim delatnostima predstavlja jedan od najosetljivijih aspekata poslovanja, imajući u vidu da su to sve delatnosti u kojima se svakodnevno posluje sa kešom.

Svako rukovanje gotovinom sa sobom nosi određene rizike, jer se greške, propusti i zloupotrebe često dešavaju, a što neminovno dovodi do pitanja manjka u kasi, te su mašine za brojanje novca uvek bolja opcija nego kada na kraju dana novac u kasi broji osoba.

U ovom tekstu postavljmo pitanje kako zakon tretira manjak u kasi, šta je uobičajena praksa u preduzećima i kako poslodavci mogu da se zaštite kroz pravilnike i ugovore o radu.

Šta je manjak u kasi?
 

Manjak u kasi nastaje kada je stvarno stanje gotovine u kasi manje od onoga što bi trebalo da bude na osnovu prometa evidentiranog u fiskalnoj kasi ili POS sistemu.

Dakle, u praksi se može desiti da u kasi nedostaje određeni iznos – ponekad je to nekoliko hiljada dinara, ponekad i više. Ovaj disbalans se može pripisati nenamernoj grešci u kusuru, nepravilnom unosu u kasu, zaboravljenom računu, ali takođe bože biti i rezultat krađe, pronevere ili prevara zaposlenih.

Bilo da se radi o slučajnoj grešci, nemaru, ili, u krajnjem slučaju, krađi, svaki manjak u kasi ukazuje na problem u poslovanju.

Zakon i praksa
 

Pre svega, važno je da istaknemo da zakoni Republike Srbije – pre svega Zakon o računovodstvu i Zakon o fiskalizaciji – ne prepoznaju pojam dozvoljenog manjka u kasi kao takvog.

Svaka razlika između evidentiranog i stvarnog stanja gotovine se smatra nepravilnošću i mora biti jasno dokumentovana i objašnjena. Drugim rečima – bez obzira na to da li nedostaje 5 dinara ili 5.000 dinara – sa stanovišta zakona, radi se o propustu koji zahteva odgovarajuće postupanje.

U realnosti to izgleda tako što zakon obavezuje svakog zaposlenog koji potpiše zaduženje za kasu. Time zaposleni postaje odgovoran za stanje kase i u slučaju manjka, kada firma ima pravo da:
 

• Traži pismeno izjašnjenje o razlici;
• Napravi interni zapisnik o manjku, koji potpisuju odgovorna osoba i svedoci;
• Zatraži povraćaj iznosa, ili, ukoliko se dokaže namera — pokrene disciplinski ili pravni postupak.

Takođe, zakon ne pravi razliku između manjih i većih razlika u novcu. Svaki manjak potencijalno može ukazivati na grešku u radu, nemar, ili čak namerno postupanje sa ciljem prisvajanja sredstava.

Ovo je posebno važno za poslodavce koji žele da usklade poslovanje sa zakonima, kao i za blagajnike koji se pitaju da li je njihov posao rizičan i kako da se zaštite u slučaju nenamernih grešaka.

Tolerancija greške i interna pravila firmi
 

Ipak, život i praksa često imaju svoja pravila i zakon se ponekad tumači na razne načine. Mnoge firme koje svakodnevno posluju sa velikim brojem transakcija (posebno u maloprodaji, kioscima, benzinskim pumpama i restoranima) imaju svoje interne pravilnike o radu koji definišu tzv. toleranciju greške.

Na primer, ako blagajnik na kraju dana ima višak ili manjak u kasi u iznosu do 100 ili 200 dinara, to se ponekad smatra normalnim i ne sankcioniše se strogo. Naravno, ovakva praksa nije zakonski regulisana – ona zavisi isključivo od odluke poslodavca i interne politike firme.

Međutim, važno je naglasiti da i u tim slučajevima, blagajnik treba da evidentira razliku i da, ako je moguće, pruži obrazloženje. Samo postojanje takve prakse ne oslobađa odgovornosti ukoliko se utvrdi veći ili učestali manjak.

Ukoliko se manjak pojavljuje često ili je sumnjivog porekla, to se može tretirati i kao povreda radne obaveze, pa čak i razlog za otkaz.

Ko je odgovoran za manjak u kasi?

U najvećem broju slučajeva, odgovornost za stanje kase snosi blagajnik, pod uslovom da je formalno zadužen za novac.

To znači da mora postojati ugovor o radu ili aneks ugovora koji jasno definiše da zaposleni ima materijalnu odgovornost, kao i zapisnik o primopredaji kase.

Ako se utvrdi da je manjak u kasi posledica greške, nemara ili sumnjive radnje, poslodavac ima pravo da traži nadoknadu štete. Međutim, da bi naplata bila pravno valjana, mora postojati dokumentacija koja potvrđuje da je zaposleni odgovoran za kasu, kao i da je šteta nastala njegovim postupanjem.

Postoje i situacije u kojima više zaposlenih koristi istu kasu, ili je kasa pristupačna većem broju ljudi (npr. u smenskom radu). U tim slučajevima, odgovornost može biti kolektivna, ili se manjak jednostavno ne može direktno pripisati jednoj osobi – što dodatno komplikuje stvari.

Kako se evidentira manjak u kasi?
 

Svaki manjak mora biti zvanično zabeležen u dokumentaciji firme. To se najčešće radi putem Zapisnika o izvršenom popisu kase, koji obično sadrži sledeće podatke:
 

• Datum i vreme popisa
• Iznos koji nedostaje
• Iznos po fiskalnoj evidenciji
• Iznos u fizičkom novcu
• Ime i prezime osobe koja je bila odgovorna za kasu
• Potpis odgovornih lica
• Eventualna objašnjenja manjka

Ovaj dokument se čuva u knjigovodstvu firme i može biti osnova za pokretanje daljih procedura – disciplinskog postupka, razgovora sa zaposlenim, nadoknade štete ili čak sudskog spora u slučaju ozbiljnijih povreda radne obaveze.

Da li se višak u kasi tretira isto kao manjak?
 

Iako zvuči kao poklonjeni profit, zanimljivo je da se i višak u kasi takođe smatra nepravilnošću. To samo potvrđuje da svako neslaganje između evidencije i stvarnog stanja, bilo da je u pitanju manjak ili višak, pokazuje da je došlo do greške u radu.

Višak u kasi može biti znak pogrešno vraćenog kusura, nedovoljne obuke zaposlenog ili čak sumnje na nelegalne radnje. I u ovom slučaju, višak se evidentira u dokumentaciji i može se privremeno knjižiti na poseban račun dok se ne utvrdi uzrok.

Kako poslodavci mogu da se zaštite?
 

Postoji nekoliko načina koji vam pomažu kako da sačuvate novac. Kako bi se zaštitili od rizika i sporova, poslodavci bi trebalo da:

1. Formalno zaduže zaposlene za kasu – uz primopredajni zapisnik i ugovor o materijalnoj odgovornosti.
2. Obezbede obuku blagajnika – zaposleni moraju biti obučeni kako da rukuju gotovinom i koriste fiskalnu kasu, a posebno ako su novi u poslu.
3. Uvedu interne pravilnike o radu – koji jasno definišu toleranciju greške (ako je ima), proceduru evidentiranja manjka i posledice.
4. Redovno kontrolišu stanje kase – ne samo na kraju dana, već i nenajavljenim proverama.
5. Koriste bezbednosni softver i video nadzor – kako bi se smanjila verovatnoća greške i manipulacije, ali i podstakla savesnost pri radu.

S druge strane, i zaposleni imaju pravo da budu zaštićeni od neopravdanih optužbi i da jasno znaju svoja zaduženja i eventualne posledice u slučaju grešaka. Svi zaposleni koji rukuju gotovinom često se nalaze u osetljivoj poziciji. Greške se mogu dogoditi nenamerno, usled stresa, umora ili nedovoljne obuke.

Da bi se zaštitili od mogućih posledica i optužbi, zaposleni treba da budu upoznati sa svojim pravima i procedurama koje ih štite.

Dakle, oni mogu zatražiti formalnu obuku, formalno zaduženje za kasu koje ih upoznaje sa svim obavezama, ali takođe mogu i sami voditi evidenciju. Na primer, kada više zaposlenih koristi istu kasu pri radu u smenama, pogodno je beležiti kada je koji zaposleni preuzeo ili predao kasu, uz mogućnost potpisivanja smenskih izveštaja.

Iako se u svakodnevnom poslovanju često tolerišu minimalni manjci u kasi, zakonski dozvoljeni manjak ne postoji. Svaka razlika mora biti evidentirana i po potrebi objašnjena. Dok zakon očekuje tačnost, praksa ponekad zahteva fleksibilnost – ali samo ako je jasno dokumentovana i u skladu sa pravilima firme.

Zato je ključno da svaki prodajni objekat bude uređen na pravilan način, kao i da svaka firma ima jasno definisanu politiku, da se blagajnici pravilno edukuju i formalno zadužuju za rukovanje gotovinom, i da se uspostavi transparentna procedura za postupanje u slučaju manjka. Samo tako se mogu zaštititi i preduzeće i zaposleni.

Kako ste ocenili ovaj tekst?